Excel 2007中自定义函数实例剖析

    一、认识VBA

　　在介绍自定义函数的具体使用之前，不得不先介绍一下VBA，原因很简单，自定义函数就是用它创建的。VBA的全称是Visual Basic for Application，它是微软最好的通用应用程序脚本编程语言，它的特点是容易上手，而且功能非常强大。

　　在微软所有的Office组件中，如Word、Access、Powerpoint等等都包含VBA，如果你能在一种Office组件中熟练使用VBA，那么在其它组件中使用VBA的原理是相通的。

　　Excel中VBA主要有两个用途，一是使电子表格的任务自动化；二是可以用它创建用于工作表公式的自定义函数。

　　由此可见，使用Excel自定义函数的一个前提条件是对VBA基础知识有所了解，如果读者朋友有使用Visual Basic编程语言的经验，那么使用VBA时会感觉有很多相似之处。如果读者朋友完全是一个新手，也不必太担心，因为实际的操作和运用是很简单的。

　　二、什么时候使用自定义函数？

　　有些初学Excel的朋友可能有这样疑问：Excel已经内置了这么多函数，我还有必要创建自己的函数吗？

　　回答是肯定的。原因有两个，它们也正好可以解释什么时候使用Excel自定义函数的问题。

　　第一，自定义函数可以简化我们的工作。

　　有些工作，我们的确可以在公式中组合使用Excel内置的函数来完成任务，但是这样做的一个明显缺点是，我们的公式可能太冗长、繁琐，可读性很差，不易于管理，除了自己之外别人可能很难理解。这时，我们可以通过使用自定义函数来简化自己的工作。

　　第二，自定义函数可以满足我们个性化的需要，可以使我们的公式具有更强大和灵活的功能。

　　实际工作的要求千变万化，仅使用Excel内置函数常常不能圆满地解决问题，这时，我们就可以使用自定义函数来满足实际工作中的个性化需求。

　　上面的讲述比较抽象，我们还是把重点放在实际例子的剖析上，请大家在实际例子中进一步体会，进而学会在Excel中创建和使用自定义函数。

　　下面我们通过两个典型实例，学习自定义函数使用的全过程。这里实际上假设读者朋友都有一定的VBA基础。

　　假如你完全没有VBA基础也不要紧，当学习完实例后，若觉得自定义函数在自己以后的工作中可能用到，那么再去补充相应的VBA基础也不迟。

　　(一) 计算个人调节税的自定义函数

　　任务

　　假设个人调节税的收缴标准是：工资小于等于800元的免征调节税，工资800元以上至1500元的超过部分按5％的税率征收，1500元以上至2000元的超过部分按8％的税率征收，高于2000元的超过部分按20％的税率征收。

　　分析

　　假设Sheet1工作表的A、B、C、D列中分别存放“姓名”、“总工资”、“调节税”、“税后工资”字段数据，如图1所示。 

　　　平时使用较多的方法是借助嵌套使用IF函数计算，比如在C2单元格输入公式“=IF(B2<=800,0,IF(B2<=1500,(B2-800)*0.05,IF(B2<=2000,700*0.05+(B2-1500)*0.08,700*0.05+500*0.08+(B2-2000)*0.2)))”，然后通过填充柄复制公式到C列的其余单元格。

　　既然公式能够解决问题，为什么还要使用自定义函数的方法呢？

　　正如前面提到的两个方面的原因：一是公式看起来太繁琐，不便于理解和管理；二是公式的处理能力在面对稍微复杂一些的问题时便失去效用，比如假设调节税的税率标准会根据年龄的不同而改变，那么公式可能就无能为力了。

　　使用自定义函数

　　下面就通过此例介绍使用自定义函数的全过程，即使是初学Excel的朋友，也会感觉其操作实际上是非常简单的。

　　1. 为了便于测试自定义函数的计算效果，可以先把上面采用公式计算的结果删去。然后选择菜单“工具→宏→Visual Basic编辑器”命令(或按下键盘Alt+F11组合键)，打开Visual Basic窗口，我们将在这里自定义函数。

　　2. 进入Visual Basic窗口后，选择菜单“插入→模块”命令，于是得到“模块1”，在其中输入如下自定义函数的代码(图2)：

　　Function TAX(salary)

　　Const r1 As Double = 0.05

　　Const r2 As Double = 0.08

　　Const r3 As Double = 0.2

　　Select Case salary

　　Case Is <= 800

　　TAX = 0

　　Case Is <= 1500

　　TAX = (salary - 800) * r1

　　Case Is <= 2000

　　TAX = (1500 - 800) * r1 + (salary - 1500) * r2

　　Case Is > 2000

　　TAX = (1500 - 800) * r1 + (2000 - 1500) * r2 + (salary - 2000) * r3

　　End Select

　　End Function 

　　　3. 函数自定义完成后，选择菜单“文件→关闭并返回到Microsoft Excel”命令，返回到Excel工作表窗口，在C2单元格中输入公式“=TAX(B2)”回车后就计算出了第一个员工应付的个人调节税，然后用公式填充柄复制公式到其它后面的单元格，这样就利用自定义函数完成了个人调节税的计算(图3)。 

　　4. 从自定义函数的代码中可以看出，用这种方式，自定义函数的功能非常易于理解，同时如果税率改变，相应地变化r1、r2、r3的值即可。

　　通常，自定义的函数只能在当前工作薄使用，如果该函数需要在其它工作薄中使用，则选择菜单“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，选择保存类型为“Mircosoft Excel加载宏”，然后输入一个文件名，如“TAX”单击“确定”后文件就被保存为加载宏(图4)。