表格制作的基本功

很多工作中需要做表格的朋友可能对这个很烦恼。因为做表格也不是那么容易的。到底要怎么才能做好表格呢。表格制作的基本功又是什么呢？下面就和小编一起来看看吧！

表格制作的基本功

当今时代，电脑已经是我们日常工作、学习和生活中不可或缺的伙伴，许多人都会使用电脑制作表格，但制作一个令人赏心悦目、精美的标准表格并非人人都会。本节将向同学们简要介绍制作表格的一些基本方法和技巧。　　本节以制作《××市信教人数情况统计表》为例进行讲解。　　表格示例：　　一、正式制作表格之前的工作　　1、宏观分析、设计表格　　（1）列与行。分析《××市信教人数情况统计表》后，要初步形成这样一个概念：本表初表头部分外，共11列，行数可以根据实际市县区的数量来定，可以暂定为20行，如实际使用表格时行不够时再插入即可--先确定所要制作表格的列数是非常关键的，行数多少无太大关系，表格完成后要插入行是比较容易的。　　（2）用纸。从表的内容看，应该使用横向A4纸较为合适些。　　（3）表头有三条斜线，字体不在同一水平线上。这是制作中较难的地方。　　2、确定正确的页面设置　　经宏观分析、设计后，心中有了表格的基本轮廓，这时候不要急着动手制作。重要的一步是：先设立正确的页面，这是许多人往往容易忽视的。如果页面设置不合适，制作出来的表格可能需要重新调整，很不美观。　　正式制作本表前，找开菜单"文件"，选"页面设置"，在"纸张"中选A4，在"页边距"中选"横向"，同时设定好上下左右边距（上2.5，下2，左2.5，右2.5）。在"文档网络"中选"无网络"。　　3、检查文本的段落格式　　打开菜单"格式"，选"段落"，在"缩进和间距"中选"单倍行距"。　　二、制作流程　　1、插入基本表格　　打开菜单"表格"，选"插入""表格"，在出现的"插入表格"窗口的"表格尺寸"中，"列数"定为11，"行数"定为20，"确定"。　　2、手工调整各列的宽度　　光标放在左侧第一列的右侧线上，变为双箭头，按左键向左拉这条线至合适位置。用同样办法使左侧第二列的宽度符合要求。用同样的办法使用备注栏为适当宽度。　　选中中间第3-10列，在"表格和边框"菜单上选"平均分布各列"。　　3、调整行高　　选定表格。打开菜单"表格"，选"表格属性"，在出现的表格属性窗口选"行"，选"指定高度"定为0.8厘米。　　4、表格中的文字垂直对齐　　选定表格。打开菜单"表格"，选"表格属性"，选"单元格"，选"居中"。　　5、表格中的文字水平居中　　选定表格。在"格式"菜单中，选"居中"。　　6、合并表头中的相关单元格　　选第一行的第3列和第4列，在"表格和边框"菜单上选"合并单元格"，录入"佛教"字样。第二行两列分别录入"一般信众"、"居士"。　　用同样的办法使表头后面各列内容和示例中一样。　　7、清除不需要的线条　　第一、二行的第1、2列中间的表格线是多余的，需要清除。清除的办法有两个，一是使用"表格和边框"菜单，使中间的表格线不显示，一是使用"表格和边框"菜单的"合并单元格"功能，将这一区域合并。　　三、表头斜线绘制技巧　　1、前期工作　　（1）打开常用工具栏上的"绘图"工具栏。　　（2）在绘图工具栏上选"绘图"，选"绘图网格"在"绘图网格"的"绘图设置"中，"水平间距"和"垂直间距"均调为0.01字符。　　2、绘三条斜线　　（1）在绘图工具栏上选"直线"，鼠标变为十字形，移至表格左上角，按鼠标左键向右下方位置画出需要的斜线。用同样的办法画出这三条斜线。　　（2）左手按"Ctrl"键，右手移鼠标分别至三条线上点击，选中，在线上双击鼠标左键。在"设置自选图形格式"窗口，选"颜色与线条"，在"粗细"中定为0.5磅--线条粗细要和表格内的线条粗细一致。　　3、在斜线区域填加文字　　（1）在绘图工具栏上选"文本框"，在斜线区单击左键，出现一个可录入文字的文本框，录入"教"字。　　（2）调整文本框的大小。用鼠标左键单击文本框区域，光标变为十字箭头状。双击，在出现的"设置文本框格式"窗口选"文本框"，"内部边距"的左右上下均定为0，确定。光标移至右下角，变为双向箭头状，按左键向左上方拉，使文本框恰好能容纳"教"字即可。　　（3）去掉文本框边框。选中文本框，选绘图工具栏上的"线条颜色"，选"无线条颜色"。　　（4）调整文本框的位置。选中文本框，用方向键或鼠标将文本框移至合适位置。　　（5）复制其他文字。选文本框，复制，粘贴，修改文本框中的字，移至合适位置。　　4、将斜线、文本框组合在一起　　选定所有斜线和文本框，在绘图工具栏上选"绘图"，选组合。　　四、注意事项　　1、表格中文本的段落格式必须确定为"单倍行距"，否则，表格中的文字将不容易实现"垂直居中"。　　2、表格中文本不能有"首行缩进"，否则，表格中的文字将不容易实现"水平居中"。　　3、增加少数几行可心使用回车键。增加的行数较多时可使用"表格"菜单中的插入命令快速插入。　　4、隐藏行高与段落标记。我们在表格绘制好后，在每一个单元格中都会出现一个"回车符"（当我们在"视图"菜单中勾选了"显示段落标记"的情况下），但可能会觉得段落标记在单元格中很碍眼，所以，我们可以通过"视图"，选择其下的"显示段落标示"，将其隐藏起来。　　5、"标题行重复"菜单的使用。如果本表连续多页且每一页都要求有同样的表头时，选定第一、二行，打开菜单"表格"，选"标题行重复"。　　五、高级技巧　　1、实现文字和表格的互换　　在输入文字或数据时，每个项目之间有规则地用符号（逗号、制表符或空格键）分隔开的话，就可以把这些文字或数据转换成表格形式，具体操作步骤为：用鼠标选定录入的文字或数据，再执行"表格"菜单上的"转换"及下一级的"文字转换成表格"命令，则所选的文字区将会转换成一个表格。当然，在出现转换对话框时，表的行、列数和表格格式还可以根据你的需要和爱好进行适当的调整。把表格内容转换成文字方式显示的步骤：选定表格，单击"表格"菜单上的"转换"及下一级的"表格转换成文字"，此时表格线将被去掉，而原有数据将会按照你选择的"制表符"或"逗号"等有序排列。　　2、在表格中求和及使用公式　　如果要对表格中的数据进行求和操作的话，可以单击"表格和边框"工具栏上的"自动求和"按钮，来方便地汇总每一列或每一行的数据。需要注意的是，一列数值求和时，光标要放在此列数据的最下端的单元格上而不能放在上端的单元格上；一行数据求和时，光标要放在此行数据的最右端的单元格上而不能放在左端的单元格上，当求和单元格的左方或上方表格中都有数据时，列求和优先。　　3、对表格数据排序　　Word提供了列数据排序功能，有升序和降序两种。排序时，首先把光标定位在要排序的列上，然后用鼠标单击对应菜单或表格工具栏上的排序命令或者功能按钮。需要说明的是，只能按列排序，不能按行排序；对表格中的首行数据也不能进行排序；表格中有合并单元格时不能排序。　　4、表格跨页问题的解决　　要防止某行单元格中的文字前后拆分在两页，选"表格"菜单中的"表格属性"，选"行"，检查是否选中了"允许跨页断行"。没有选中"允许跨页断行"时即可避免出现跨页断行问题。