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一、采购价格的确定:
供应部在每月初提出原材料、燃料、包装物的采购价格清单,经部长签字,送生产部副部长审批。其中,涉及到的大宗原材料的价格清单,送总经理审批。价格清单至少一式两联。经负责人签字后,一联供应部留存,一联送财务部存档。
二、供应合同的确定:
1、由供应部起草合同。合同 分标准合同与非标准合同。其中非标准合同需咨询法务部或公司常年法律顾问,并经其签字;
2、起草的合同由供应部长签字,送生产副部长签字审批;
3、大宗原材料以及*万元以上的采购,需经总经理的最终审批;
4、经所有负责人签字审批后,供应部加盖印章(合同专用章,该章不能由供应部保管);
5、合同至少一式三份,一份供应同留存,一份财务部存档,一份送供应商;
6、供应部按合同采购。
三、原材料的采购:
1、仓库,生产车间根据库存需求及生产需求,填写请购单。或者,仓库,生产车间填写原材料进销存日报表,送生产部副部长室。生产副部长室于每月中旬前,根据原材料进销存日报表,库存,生产计划等填制请采购单的请购部分,并由填写请采购单的相关人员签字;
2、供应部根据已确定的原材料价格清单,供应商报价单,请采购单,完成填写请采购单的采购部分,并经供应部长签审。其中:采购金额在*元以上的,要由生产副部长签审。*元以上的,要由总经理签审;
3、供应部根据审批的请采购单,交供应商进货;
4、请采购单至少一式四联,一联供应部留存,一联交仓管部,一联交财务部,一联交供应商。
四、分厂五金采购:
1、分厂的设备部根据需要填写请采购单的请购部分,设备科长审核后,经分厂经理签字审批;后将请采购单交供应部驻分厂采购员;
2、采购员按计划交请采购单分类,其中属于备品备件、外加工的零件、低值易耗品的部分,可根据已确定的价格清单,供应商报价单,请采购单,进行采购。其他归总部负责采购的部分,移交给总部的供应部。
3、分厂五金采购金额*元以上的要经供应部长审批;*元以上的,要经生产副部长审批;*元以上的经总经理最终审批;
4、采购员根据已审批的请采购单,填写请采购单的采购部分,传给供应商发货。
5、请采购单至少一式五联,一联分厂留存,一联供应部留存,一联交仓管部,一联交财务部,一联交供应商。
五、分厂原材料入库:
1、供应商根据供应部的请采购单发货,填写发运单,其中一联交发运人签字,持有;
2、发运人将货送达,由公司仓库的过磅员过磅,在过磅单上填写毛重,由发运人,过磅员共同签字认可;过磅单一式五联,第一联:存根,第二联:分厂材料会计,第三联:公司财务,第四联:仓库保管,第五联:发运人;
3、随后,质量检查部的化验员对原材料进行抽样化验,形成化验报告单,并由化验员签字;
4、仓库根据过磅单,化验报告单的结果,与请采购单的要求核对,若要求相符,先行入库,填写入库单;并所此健入电脑。此入库单由仓管员填写,一式六联,第一联:送分厂材料会计,第二联:送公司财务部,第三联:供货结算凭证,第四联:送供应部,第五联:发运人,第六联:仓库保管存查;
5、每月底,由分厂的材料会计与仓库对账;
6、供应商持发运单,过磅单,入库单,与公司进行款项结算;供应部持价格清单和合同,过磅单,化验报告单,入库单等,报请公司结款。
六、分厂五金入库:
1、采购员或供应商将五金送来后,由仓库的五金保管人员将发货单与请采购单的内容相核对,初步相符后,在发货单上签字,返还给采购员或供应商。据此健入电脑打出五金入库单。该入库单一式六联;
2、入库单的三联送设备部,设备部审核后,将三联移交给质量检查科的验收员,并通知其至仓库验货。验货员根据入库单验货后,填写验货结果并签字;
3、验收结果合格,则将签字的入库单移交给仓库,仓库据以入库登账。并将入库单的一联,二联,四联交分厂材料会计,材料会计审核后,将其中二联交总部财务部。将三联和五联交采购员,采购员据此报请结算款项。
4、月底,由材料会计与仓库进行对账。
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